Mencegah Penyusutan Otak di Usia Senja: Investasi Seumur Hidup

Di tengah percepatan digitalisasi dan derasnya arus informasi, kearsipan sering kali dianggap sebagai sesuatu yang remeh, sekadar tumpukan dokumen yang hanya bernilai administratif belaka. Padahal, sebagaimana yang ditekankan dalam Entry Meeting Pembinaan Kearsipan Tahun 2025 oleh Penjabat (Pj) Sekretaris Daerah Kota Sukabumi, M Hasan Asari, arsip memiliki posisi strategis dalam tata kelola pemerintahan yang baik.

Kearsipan bukan sekadar aktivitas menyimpan dokumen, melainkan juga upaya melestarikan sejarah administrasi dan kebijakan. Sebuah dokumen arsip adalah bukti dari suatu kebijakan yang diambil, keputusan yang ditetapkan, serta peristiwa yang terjadi dalam suatu lembaga atau organisasi. Dalam konteks pemerintahan, arsip berperan sebagai pijakan dalam merumuskan kebijakan yang lebih baik, berbasis data dan rekam jejak yang terdokumentasi dengan baik. Tanpa kearsipan yang tertib, suatu pemerintahan berisiko kehilangan jejak kebijakan yang telah dibuat, menghadapi kesulitan dalam transparansi, serta melemahkan akuntabilitas publik.

Namun, sebagaimana disampaikan oleh M Hasan Asari, masih banyak pihak yang menganggap arsip sebagai hal sepele atau bahkan mengabaikannya. Ini merupakan ironi di tengah era keterbukaan informasi, di mana kebutuhan akan dokumentasi yang tertata justru semakin meningkat. Padahal, pengelolaan arsip yang baik tidak hanya berdampak pada efisiensi administrasi, tetapi juga memastikan kepastian hukum dalam setiap dokumen yang dihasilkan oleh instansi pemerintah.

Dalam skala organisasi pemerintahan, pengelolaan arsip telah diatur dalam berbagai regulasi, termasuk Peraturan Wali Kota Sukabumi Nomor 112 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah. Regulasi ini menjadi panduan bagi organisasi perangkat daerah (OPD) dalam membangun sistem kearsipan yang efektif. Adanya unit kearsipan (UK) dan unit pengolah (UP) di setiap OPD seharusnya menjadi garda terdepan dalam menjaga tertib administrasi. Namun, keberadaannya masih perlu diperkuat, baik dalam aspek sumber daya manusia maupun infrastruktur pendukung.

Mengelola arsip bukan sekadar menyimpannya dalam lemari atau ruang penyimpanan fisik. Dalam konteks digitalisasi saat ini, tantangan terbesar justru ada pada bagaimana melakukan migrasi dari arsip konvensional ke arsip elektronik yang terstruktur, aman, dan mudah diakses. Transformasi digital dalam kearsipan harus menjadi agenda utama bagi setiap lembaga pemerintahan, mengingat kemampuannya dalam meningkatkan efisiensi kerja dan aksesibilitas informasi.

Sayangnya, tantangan dalam pengelolaan arsip masih cukup kompleks. Di beberapa instansi, sistem kearsipan masih berjalan manual dengan metode yang konvensional, sehingga sulit diakses dengan cepat saat dibutuhkan. Selain itu, kesadaran akan pentingnya arsip sering kali baru muncul ketika terjadi sengketa administrasi atau masalah hukum. Dalam situasi seperti ini, arsip yang seharusnya menjadi alat perlindungan dan kepastian hukum justru tidak bisa diandalkan karena pengelolaannya yang buruk sejak awal.

Oleh karena itu, sebagaimana harapan yang disampaikan dalam kegiatan ini, pembinaan dan pengawasan dalam pengelolaan kearsipan harus menjadi agenda berkelanjutan. Lebih dari sekadar kewajiban administratif, pengelolaan arsip yang baik adalah wujud dari pemerintahan yang transparan, profesional, dan bertanggung jawab kepada masyarakat.

Membangun kesadaran akan pentingnya kearsipan bukan hanya tanggung jawab pemerintah semata, tetapi juga seluruh elemen masyarakat. Karena pada akhirnya, arsip bukan hanya tentang masa lalu, tetapi juga investasi bagi masa depan. Sejarah kebijakan yang terdokumentasi dengan baik akan menjadi fondasi kokoh bagi pengambilan keputusan yang lebih bijak di masa mendatang.